PYASE · Documento interno del equipo

Captura de leads en WhatsApp

Cada conversación que entra se registra en una fila de la pestaña leads. No es papeleo: es lo único que dice cuánto cuesta conseguir un cliente por cada canal, y hoy nadie lo sabe.

Parte 1

Lo que haces cuando entra un mensaje

Nueve pasos, en este orden. Los primeros cuatro ocurren dentro del primer minuto de la conversación; los demás, conforme avanza.

  1. Abre una fila nueva, en ese momento

    No al final del día. El código de origen sólo se ve en el primer mensaje; mañana hay que rascar el hilo para encontrarlo.

  2. Copia el código entre corchetes del primer mensaje

    [ADS-WS] se anota como ADS-WS, sin corchetes. Si el mensaje no trae corchetes, pon SIN-CODIGO. Eso es un dato, no una falta tuya.

  3. Si pusiste SIN-CODIGO, pregunta cómo nos encontró

    Va pegado al saludo, nunca como interrogatorio:

    «¡Hola! Claro que sí, con gusto te ayudo. Por cierto, ¿cómo nos encontraste?»

    Anota la respuesta en origen_declarado. Si no contesta, pon no-contesto y sigue.

  4. Llena las 7 primeras columnas antes de contestar el segundo mensaje

    Fecha, teléfono, bandeja, código, nombre, empresa e intención. Son cuarenta segundos.

  5. Deja empresa vacía si es cliente de a pie

    Vacía significa «consumidor final» y es información. No escribas «N/A» ni «ninguna».

  6. Cuando pidan cotización, mueve la etapa

    Cambia etapa y pisa fecha_ultimo_cambio con la fecha de hoy. Siempre las dos juntas.

  7. Cuando la venta se cierre, anota por dónde entró el dinero

    Si compró en la tienda en línea, el número en pedido_shopify. Si pagó en efectivo o por transferencia, esa venta no existe en la tienda: llena forma_pago, entrega y el folio de la nota en nota_erp. Sin eso, el monto queda sin nada contra qué cuadrarlo.

  8. Si se pierde, escribe por qué

    En notas. «Muy caro», «fuera de zona», «ya compró en otro lado». Es la columna que más sirve de toda la hoja.

  9. Mismo teléfono que vuelve por otra cosa: fila nueva

    Una fila por lead, no por mensaje. Pero si vuelve con otra intención, es un lead distinto.

Parte 2

Cuatro reglas que no se rompen

Nunca se insiste con la pregunta de origen. Si el cliente quiere hablar de su techo, se habla de su techo. no-contesto es una respuesta válida.

Nunca inventes un valor. La hoja rechaza lo que no está en la lista, y hace bien: con «WhatsApp», «wa» y «Wats» sueltos, la hoja deja de sumar.

Nunca dejes en blanco el bloque de siete. Si no sabes algo, va el valor que corresponde a «no sé», no el vacío.

Nunca cambies el nombre de una columna. Los encabezados son el contrato con el reporte mensual. Renombrar uno lo rompe sin avisar.

Parte 3

Qué va en cada columna

Las marcadas al entrar se llenan en el momento del primer mensaje. Las demás, cuando se sepan.

ColumnaQué se anota
fechaAL ENTRARDía del primer mensaje, formato 2026-09-11. No el del último.
telefonoAL ENTRARCompleto, con lada. Es la llave para no duplicar.
bandejaAL ENTRARA qué número escribió. Casi siempre 5219842801556.
codigo_origenAL ENTRAREl código entre corchetes del primer mensaje, o SIN-CODIGO.
nombreAL ENTRARComo se presente.
empresaAL ENTRARNombre de la empresa. Vacía = cliente de a pie.
intencionAL ENTRARQué quiere: comprar producto, que se lo apliquemos, soporte, u otra cosa.
producto_o_sistemaLo que pide, en sus palabras. «Caucho para la losa», «aditivo para cisterna».
zona_cpCódigo postal de entrega, 5 dígitos.
en_zona¿Ese CP está en nuestras zonas de entrega?
calificadosi sólo cuando se cumplen las dos: está en zona y tiene un proyecto real. Un curioso fuera de Tulum no es lead calificado.
valor_estimadoCuánto podría comprar, a ojo, en pesos. Una cifra aproximada sirve; vacío no sirve.
etapaEn qué va. Se actualiza, no se deja en nuevo para siempre.
fecha_ultimo_cambioCuándo cambiaste la etapa por última vez.
monto_cerradoSólo si la etapa quedó en ganado. Lo que realmente pagó.
pedido_shopifyNúmero de pedido, si terminó comprando en la tienda en línea.
notasSobre todo, por qué se perdió.
origen_declaradoSólo cuando el código es SIN-CODIGO: lo que contestó a «¿cómo nos encontraste?».
capturoTu nombre. No es vigilancia: si faltan filas, sirve para saber en qué turno se rompió el hábito, en vez de culpar a la hoja.
forma_pagoCómo pagó. Sólo cuando la venta se cerró.
entregaSi se lo llevamos a su domicilio o lo recogió en mostrador. no-aplica es para obra que aplicamos nosotros: no hay producto que entregar.
nota_erpEl folio de la nota de venta. Es lo que conecta una venta en efectivo con el dinero: esas compras no aparecen en la tienda en línea, así que sin el folio no hay forma de comprobarlas.

Parte 4

Los códigos de origen

Vienen entre corchetes al inicio del primer mensaje, porque el enlace que tocó el cliente los escribe solos. Tú sólo los copias sin los corchetes.

WEB-FLOTANTE
Botón verde flotante del sitio
WEB-APLICA
Página de aplicación especializada
WEB-PDP
Ficha de un producto
WEB-CART
Carrito — suele ser CP fuera de zona
ADS-WS
Anuncio de Meta a WhatsApp
ADS-GOOGLE
Anuncio de Google
GBP
Ficha de Google Maps
IG-BIO
Enlace de la biografía de Instagram
FB-PAGINA
Página de Facebook
LINKEDIN
LinkedIn
FIRMA
Firma de correo
BLOG
Un artículo del blog
COTIZACION
Una cotización enviada antes
SIN-CODIGO
No traía corchetes — pregunta el origen

Parte 5

Las listas cerradas

La hoja sólo acepta estos valores exactos. Si escribes otra cosa, te la rechaza — eso está puesto a propósito.

intencion

productoaplicacionsoporteotro

etapa

nuevocontactadocotizadonegociacionganadoperdidosin_respuesta

origen_declarado — sólo si el código es SIN-CODIGO

google-mapslona-o-vehiculorecomendaciontarjeta-o-facturabuscadorotrono-contesto

forma_pago — sólo cuando la venta se cerró

efectivotransferenciatarjeta-en-lineaotro

entrega

domiciliomostradorno-aplica

en_zona · calificado

sino

Parte 6

Los cuatro errores que arruinan la hoja

MAL

Capturar todo junto al terminar el turno.

Para entonces el código de origen ya se perdió de vista y se anota SIN-CODIGO por comodidad. Eso borra justo lo que se está tratando de medir.

MAL

Una fila por cada mensaje de la misma persona.

Es una fila por lead. La conversación completa cabe en una sola, que se va actualizando.

MAL

Poner calificado = si a todo el que escribe.

Si todo es lead calificado, la columna no distingue nada y no sirve para decidir dónde poner la publicidad.

MAL

Dejar la etapa en nuevo para siempre.

Una hoja donde nada avanza dice que nadie la usa. perdido y sin_respuesta son finales legítimos: úsalos.